【Outlook】「仕事早すぎ」は損？スケジュール送信で賢く働く時間管理術

「メールの返信が早すぎて、逆に相手にプレッシャーを与えてしまった」 「夜中に仕事を片付けてしまいたいけど、非常識な時間だからメールできない」

そんな悩みを持っていませんか？

仕事が早いのは素晴らしいことですが、メールにおいては「即レス」が常に正解とは限りません。

特にOutlook Web版を使っているなら、「スケジュール送信（送信予約）」機能を使わない手はありません。

私はこの機能を使い倒すことで、「自分の時間は確保しつつ、相手には『デキる人』だと思わせる」ことに成功しています。

今回は、Outlookのスケジュール送信機能の使い方と、それを使うべき理由、そして注意点について詳しく解説します。

なぜ即レス＝正解ではないのか？

仕事を溜め込みたくない、チャッチャと片付けたい。その気持ち、痛いほどわかります。特に平日の夜や土日は、頭の中からタスクを追い出してリラックスしたいですよね。

しかし、何もかもすぐに返信してしまうと、予期せぬ「副作用」が発生することがあります。

1. 「簡単にできる」と思われてしまう

あなたが努力して早く仕上げた仕事でも、あまりに早く提出すると「なんだ、簡単にできる仕事なんだ」と低く見積もられる可能性があります。フリーランスなら費用交渉で不利になり、会社員なら「もっと仕事を詰め込めるな」と思われてしまいます。

2. 「暇な人」だと思われる

常に即レスだと、「この人は常にメールを見ている＝暇なのかな？」という誤解を招くことがあります。

3. 相手にプレッシャーをかける

夜の22時や土日にメールを送ると、相手は「休みなのに対応しなきゃいけないのか…」と心理的な負担を感じます。「通知オフにしてない方が悪い」という正論は置いておいて、円滑なコミュニケーションのためには配慮が必要です。

そこで活躍するのが「スケジュール送信」です。

Outlook Web版での「スケジュール送信」の使い方

使い方は驚くほど簡単です。デスクトップアプリ版ではなく、Web版（Outlook on the web）での手順を紹介します。

1. メールを作成する: 通常通り、宛先・件名・本文を入力します。
2. 送信オプションを開く: 「送信」ボタンの右にある下向き矢印（▼）をクリックします。
3. 「送信のスケジュール」を選択: メニューから選択します。
4. 日時を指定する: 「明日の朝」などのプリセットか、「カスタム時刻」を選んで好きな日時を設定します。
5. 送信する: 設定した日時で「送信」をクリックします。

これだけで完了です。PCを閉じて電源を切っても、クラウド上のサーバーが指定時間に自動で送信してくれます。

スケジュール送信の具体的な活用シーン

私が実際に活用しているシーンを紹介します。

平日の夜に処理して、翌朝9時に送信

日中の会議や作業が終わった後、夜に残ったメール対応を一気に片付けます。しかし、送信は翌営業日の朝9時にセット。相手が出社してメールチェックをするタイミングに届くので、見落とされるリスクも減ります。

金曜日の夕方に作成、月曜日の朝に送信

「土日にメールを見たくない」という相手への配慮です。また、自分自身も「タスクは完了した」という安心感を持って週末を過ごせます。

毎月の定期報告を先回り

毎月末の業務報告など、内容がある程度決まっているものは、数日前に作成して当日朝に送信予約しておきます。当日にバタバタする必要がなくなり、「毎月きっちり朝イチで報告してくる几帳面な人」という評価も得られます。

知っておくべき注意点とマナー

非常に便利な機能ですが、いくつか注意点があります。

1. 緊急案件には使わない

当然ですが、緊急のトラブル対応など、一刻を争う場合はすぐに送りましょう。

2. 「下書き」フォルダに入る

送信予約したメールは、送信時刻になるまで「下書き」フォルダに入っています（または「予定されたメール」フォルダ）。送信済みフォルダにはないので、「あれ？消えた？」と焦らないようにしましょう。 また、送信前であれば内容の修正や、送信の取り消しも可能です。

3. 時系列の矛盾に注意

例えば夜に「さっきは電話ありがとうございました」と書いて翌朝に送信する場合、相手が朝一番にそのメールを見ると違和感はないですが、もしその間に別のやり取りが発生していると、話が噛み合わなくなることがあります。「昨日は〜」と書き換えるか、送信タイミングを慎重に選ぶ必要があります。

まとめ：自分のペースを守りながら、相手への配慮を

スケジュール送信は、単なる機能ではなく「自分の時間をコントロールするためのツール」です。

• タスクを脳内から追い出す: 忘れないうちに書いて、手放す。
• 相手の時間を尊重する: 相手が受け取りやすい時間に届ける。
• プロフェッショナルな印象を作る: 余裕のある仕事ぶりを見せる。

これらを同時に実現できるのが、スケジュール送信の最大のメリットです。 今日から「送信ボタン」の隣にある矢印を、ぜひ活用してみてください。

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